株式会社ケンサポ（以下「当社」）は、単価BANKおよび長期修繕計画システム（以下「本サービス」）において取得する情報の取り扱いについて、次のとおり定めます。
| 種類 | 具体的には | どこから |
|---|---|---|
| アカウント情報 | メールアドレス・表示名・所属する会社・権限 | 登録時 |
| 請求先情報 | 会社名・部署・担当者名・住所・メールアドレス・支払条件 | 契約者の管理者が登録 |
| お客様データ | 見積書・明細・単価・物件情報・長期修繕計画 | 契約者が登録 |
| 物件の識別情報 | 建物名・管理組合名・所在地 | 契約者が登録 |
| 利用の記録 | ログインの日時、どのサービスを開いたか、操作の記録 | 自動 |
| 不具合と問い合わせの記録 | エラーの内容、画面・操作の名称、送信された本文、ブラウザの種類 | 自動および送信時 |
当社は、理事長その他の個人の氏名を、本サービスに保存しません（帳票の表示にのみ用います）。
建物名・管理組合名・所在地（番地までの住所）・物件の識別番号は、単価その他の統計に用いる情報とは別の場所に保存します。統計に用いる側にはこれらの列を設けていないため、統計から建物を特定することはできません。
これは設定による制限ではなく、保存する場所を分けることによる構造上の制限です。
統計の側が持つ物件の情報は、都道府県・市区町村・戸数・延床面積・築年数・工事の時点（年）です。これらは同じ規模・同じ地域の単価を比べるために用います。場所は市区町村までで、それより細かい情報は持ちません。
当社は、次の場合を除き、取得した情報を第三者に提供しません。
当社は、本サービスの提供のために、次の事業者を利用しています。
| 事業者 | 用途 | 所在 |
|---|---|---|
| Supabase（Supabase, Inc.） | データベース・認証・サーバー機能 | 準備中 |
| Anthropic（Anthropic PBC） | スキャンした書類の読み取り（AI） | 米国 |
| Netlify（Netlify, Inc.） | 画面の配信 | 米国 |
スキャンした（文字が埋め込まれていない）書類を読み取る機能を使うと、その書類の画像が Anthropic の API へ送信されます。送信されるのは読み取りの対象とした書類のみで、他のお客様データは送信されません。
この機能を使うかどうかは、利用者が操作のたびに選べます。送信の前に画面で確認を求め、同意されない限り送信は行われません。文字が埋め込まれたPDFおよびExcelの取り込みでは、書類が外部へ送信されることはありません。
| 対象 | 期間 |
|---|---|
| お客様データ（本サービス上） | 契約期間中。解約後は直ちに削除します（利用規約 第18条） |
| 解約時に書き出したもの | 解約後6か月。引き渡しのために保管し、期間の満了により削除します |
| バックアップ上の複製 | 当社が定める保持期間（準備中） |
| 不具合と問い合わせの記録 | 3年 |
| 利用の記録 | 3年 |
| 当社が画面を閲覧した記録（第9条） | 削除しません。契約者が求めたときに開示できる状態を保つため |
お問い合わせへの対応、不具合の原因の調査その他本サービスの提供に必要な範囲で、 当社の管理者が、契約者の画面を契約者と同じ表示で閲覧することがあります。 このとき、次の取扱いを行います。
契約者は、当社に対し、保有する情報の開示・訂正・削除を求めることができます。第12条の窓口へご連絡ください。本人確認を行ったうえで、法令に従い対応します。
当社は、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上で通知します。